Pourquoi fixer des limites ?
Afin de réguler la vie en entreprise, nous disposons d’ un cadre légal qui permet d’éviter les dérives dans un sens comme dans l’autre. Ce cadre permet aux employeurs et aux salariés d’être rassurés.
Cependant, ce cadre n’a pas pour vocation d’améliorer la performance de l’entreprise ni le bien être.
Si vous voulez développer les performances et la qualité de vie dans votre équipe, il est nécessaire de faire vivre les règles du jeu.
Avez-vous déjà essayé de faire une partie de belote en n’ayant pas les mêmes règles que vos adversaires ?
Exemple : Imaginez que au cours d’une partie de belote vous jouiez sans tenir compte des annonces*, vous n’annoncez pas que vous avez un carré de valets (qui vaut 200 points). Vos adversaires eux comptent les points des annonces. Il y a de fortes possibilités pour que vous perdiez la partie.
* les annonces à la belote sont des suites de 3,4 ou 5 cartes de la même couleur ou 4 cartes identiques, elles peuvent apporter à l’équipe de 100 à 200 points alors que la partie se gagne à 1001 points
Avez-vous déjà imaginé un match de football ou les 2 équipes appliqueraient des règles différentes ?
Par exemple : Vous êtes gardien de but , vous n’avez le droit de prendre le ballon à la main que dans certaines conditions et uniquement dans la surface de réparation. Imaginez que le gardien de l’équipe adverse considère qu’il a le droit de prendre le ballon à la main comme il le souhaite et à n’importe quel moment. Il devient possible pour lui de marquer des buts plus facilement. Encore une fois une des 2 équipes subit un préjudice
Inévitablement cela crée de l’incompréhension dans le meilleur des cas, et du conflit la plupart du temps.
Et bien dans votre entreprise, c’est la même chose.
Si vos salariés ne connaissent pas les règles du jeu de votre équipe, ils peuvent par exemple s’autoriser à arriver en retard lors des réunions, à ne pas venir en aide à un collègue en difficulté, à sur-utiliser leur portable pendant leurs horaires de travail, à prendre 10 poses cigarette par jour … Alors que d’autres feront tout leur possible pour rester dans le cadre qu’ils connaissent.
Le cadre légal : Sanctions, discipline …
Toutes les entreprises doivent avoir un règlement intérieur. Ce règlement intérieur régit le pouvoir disciplinaire du dirigeant.
Les inspecteurs du travail, le CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) et les délégués du personnel sont consultés pour le rédiger.
Il fixe les règles et rappelle les garanties.
Le règlement intérieur est complémentaire aux conventions collectives, accords de branche, accords de secteur d’activité, il :
- s’applique à tous les membres de l’entreprise.
- doit être affiché dans l’entreprise.
- encadre, les horaires de travail, les retards, les absences.
- régule les accès aux locaux.
- autorise l’usage des outils et du matériel.
- …
Il sensibilise et met en garde contre toutes les formes de discrimination et sert à reconnaitre les fautes et à appliquer les sanctions.
Cohésion, performance et efficacité
La règle du jeu, elle vise surtout à établir les règles de savoir-vivre ensemble et le savoir-être en entreprise.
Les salariés qui intègrent une entreprise arrivent avec les habitudes qu’ils ont acquises au cours de leurs expérience précédentes. Ces habitudes qui étaient valables ailleurs n’ont peut être pas de raison d’être chez vous. Elles peuvent même engendrer des problèmes, faire prendre des risques et créer de la mésentente.
Exemple :
- Un de vos salariés vient d’une entreprise ou il n’avait absolument aucune marge de manoeuvre, il n’avait aucune possibilité de prendre une initiative. Votre entreprise, elle, assure un service ou il faut s’adapter à de nombreuses situations et vous laissez la liberté à vos équipes de prendre des initiatives. Si vous ne faites pas savoir que vous acceptez et encouragez la prise de décisions, il très probable que ce nouveau salarié se sente perdu, reste en dessous de son potentiel et s’intègre mal à votre équipe.
- Pour vous le moment du brief quotidien est bref et fondamental. Vous souhaitez que toute votre équipe soit présente et ponctuelle pour ne pas avoir à répéter vos messages et motiver vos troupes. Dans ce cas, il est important de faire savoir que vous ne tolérez aucun retard.
Bien souvent, cela va sans dire, mais cela va toujours mieux en le disant.
Comment fixer une règle du jeu efficace
Tout d’abord, si vous voulez qu’elle soit respectée, il est intéressant de mettre à contribution votre équipe.
1/ Par le jeu :
Exemple vous leur faites vivre l’expérience d’une partie de cartes avec des règles différentes.
Ainsi ils prennent conscience que lorsque la règle n’est pas la même, certains peuvent vivre un moment d’injustice. En leur demandant de participer à l’écriture de leurs règles du jeu, ils s’engagent à les respecter.
2/ Les 3 fondamentaux
1/ Elle doit exister : Travaillez dessus avec vos équipes.
2/ Elle doit être connue et acceptée : Affichez là et faites la connaitre à chaque fois qu’il y a de nouvelles recrues
3/ Elle doit être appliquée : Il appartient au manager-coach de faire en sorte que la règle du jeu soit appliquée et faire en sorte que les sorties de règles soient sanctionnées ou encouragées.
3/ Les 4 types de règles
Ceci décrit le spectre de tout ce qui est permis ou non, de tout ce qui est souhaité et toléré
Tout d’abord, ce qui est non négociable ! Les exigences et les interdits !
1/ Ce que j’exige : Faites la liste de vos exigences.
- J’exige que tous les protocoles liés à la sécurité des salariés soient rigoureusement appliqués
- J’exige que les réclamations clients soient traitées dans les 24h
- …
2/ Ce que j’interdis : Faites la liste de ce que vous interdisez.
- Il n’est pas question que vous répondiez à vos mails pendant vos congés
- Il n’est pas question que vous fassiez entrer des personnes étrangères à l’entreprise dans les locaux
- …
Ensuite, ce qui vient de la culture et des valeurs de l’entreprise, de l’histoire propre à chaque équipe. Les tolérances et les souhaits. Ces habitudes collectives sont devenues des normes qui bien souvent ne sont pas écrites et peuvent être sujet à interprétations. Pour éviter toute supposition, il convient de les écrire.
3/ Ce que je tolère : Faites la liste de ce que vous tolérez, de ce que vous laissez faire .
- Je tolère quelques minutes de retard (occasionnellement) dans la mesure ou le travail est bien accompli
- Je tolère le travail à domicile
- …
4/ Ce que je souhaite : Faites la liste de ce que vous souhaitez et aimeriez voir
- Je souhaite et j’encourage la prise d’initiative
- Je souhaite la discussion autour de projets
- …
Etablir ce type de règles permet de faire connaitre les limites de ce qu’il est possible de faire ou de dire en entreprise et de ce qui ne l’est pas. Parfois les choses vont sans dire, mais elles vont toujours mieux en les disant et en l’écrivant.
4/ Une bonne règle doit être facteur de cohésion et de facteur de performance.
Une bonne règle doit être vivante !
C’est un mode opératoire que l’on choisi à un instant T, dans un certain contexte… et quand le contexte change, les règles devraient changer aussi… (couple, équipe, organisation). C’est parce que les règles ne changent pas alors que les contextes évoluent que les tensions apparaissent
Il faut donc les réviser régulièrement… se donner la permission et le temps nécessaire pour cela.
Un des premiers facteurs de démotivation et de problèmes relationnels dans une équipe est le sentiment d’injustice (non respect de la règle… ou plutôt de ma perception de la règle)
Il faut régulièrement passer les règles au filtre des 2 critères de performance et de cohésion
- Est-ce que nos règles favorisent la cohésion ou bien au contraire encouragent t’elles l’individualisme ?
- Nos règles du jeu permettent elles à l’équipe d’améliorer ses performances ?
Lorsque la règle est connue acceptée et appliquée, elle facilite la vie de l’entreprise, de l’équipe et permet de se tourner vers la performance sans faire de supposition, sans perdre de temps à ré-expliquer des choses basiques. Vous pouvez ainsi vos focaliser sur l’important.
