Optimiser son temps c’est souvent un problème pour de très nombreuses personnes.
« Je voudrais bien faire du sport, mais je n’ai pas le temps »
« J’aimerais vraiment former mes équipes pour déléguer, mais je n’ai pas le temps ».
Ce sont des phrases que vous avez sans doute entendu très souvent. Il vous est peut être même arrivé de les prononcer.
Et pourtant comme chacun d’entre nous, vous disposez d’un forfait « vie » de 24 heures par jour. Alors pourquoi certains en font énormément, vivent intensément et d’autres n’ont de temps pour rien ni personne ? Il est sûr que pour optimiser sont temps, il convient de se poser un moment et de regarder de près tout ce que vous faites et qui vous coûte du temps pour rien.
Bien évidemment tout ce qui suit, n’est pas science absolue, ce ne sont que quelques indices, attitudes, comportement ou habitudes qui peuvent vous aider.
1/ Nos domaines de vie
Nous avons tous des vies orientées autour de 5 domaines principaux,
- Le travail
- Le couple
- La famille
- Les amis
- Nous même
Chacun de ces domaines exige du temps et il est crucial d’avoir à l’esprit que ces 5 domaines sont interdépendants pour notre équilibre.
Reconnaitre l’importance de chacun des domaines de vie permet d’y accorder le temps nécessaire.
Harmoniser chacun des domaines de vie, permet d’avoir une vie plus équilibrée et d’optimiser le temps passé pour chacun des domaines.
2/ Principes de base
Votre temps est précieux : Ce que vous faites au cours de vos journées doit valoir la peine d’être fait car cela vous « coûte » du temps. Comme le dit Mike Horn, vous avez environ 30000 jours à passer sur terre. A quoi allez vous les consacrer ?
Multi-tâche ? A faire plusieurs choses en même temps, vous perdez beaucoup de temps. Privilégiez une chose à la fois. Faites les choses en une fois. Toute tâche réalisée en plusieurs fois est chronophage.
Faut il tout prévoir ? Ne prévoyez le détail que de 4 ou 5h de travail par jour. Inévitablement les imprévus viendront remplir le reste de votre journée. La particularité des imprévus, c’est que nous sommes quasi sûr d’en avoir chaque jour, alors laissons nous du temps pour les traiter.
Les routines, installez-en, automatisez tout ce que vous pouvez automatiser. Profitez-en pour identifier vos mauvaises habitudes et les remplacer par de nouvelles qui seront plus génératrices de bénéfices pour vous.
La perfection, nul n’est parfait, ni vous ni les autres, ni ce que vous envisagez de faire. Alors abandonnez cette idée de viser la perfection.
Contre-temps et opportunités, saisissez les contre-temps comme étant des opportunités, cela vous rendra plus positif et plus en capacité de trouver des solutions et plus créatif.
Les journées à rallonge : Parfois, vous avez l’impression de n’avoir pas fait ce que vous vouliez faire dans la journée, mais acceptez aussi de ne faire qu’une journée de travail par jour. Un de mes clients me dit souvent qu’il n’a pas barré tous les points de sa liste. En le faisant réfléchir, il finit par remarquer que la moitié de sa liste représente souvent une très grosse journée de travail.
3/ Différencier l’urgent de l’important
Un de mes outils préférés en matière de TO DO List est la matrice d’Eisenhower.
Cependant il est nécessaire de savoir différencier l’urgent de l’important. Comment vous y prenez vous ? Est-ce que tout est au même niveau ?
Pour traiter l’urgent , posez vous cette question, quelles seront les conséquences financières, humaines ou techniques pour vous ou votre entreprise si vous ne faites pas immédiatement ce que vous pensez être urgent ?
Ce qui est important, c’est de travailler sur l’important.
L’important, c’est ce qui est nécessaire de travailler pour faire aboutir votre projet à long terme. Ce qui vous permet d’atteindre vos objectifs.
Exemple : Avant d’ouvrir un magasin il est important de choisir sa gamme. C’est pour la gamme de produits (entre autres) que les consommateurs viendront chez vous. Si vous ne le faites pas suffisamment en amont, il deviendra urgent de le faire et vous y accorderez moins de temps et d’attention. Le choix pourra être moins pertinent ou moins performant et cela génèrera du stress.
4/ J’aime, j’aime pas :
Identifiez clairement ce que vous aimez et ce que vous n’aimez pas faire dans votre activité. Plutôt que de subir ce que vous n’aimez pas, planifiez le au même titre que le reste. Changez cette injonction » il faut que je le fasse, je dois le faire en « je choisis ou je décide de faire ceci à tel moment« .
Mine de rien, changer une injonction en décision modifie complètement dans votre cerveau la façon dont vous allez aborder ces tâches. Elles ne sont plus des obligations mais des décisions.
5/ Les éléments perturbateurs
Téléphones et réseaux sociaux sont les plus récents de nos perturbateurs. Mais sil y a aussi la machine à café, les collègues …
Ils nous permettent de procrastiner plus ou moins intelligemment.
Supprimez les alertes de vos réseaux. Optimisé le temps de vos réseaux.
Organisez et planifiez vos visites à vos boites mails et à vos réseaux. Consacrez y des moments dédiés.
6/ Planifiez
Vous avez des objectifs à atteindre, ou une vision de ce que vous voulez devenir.
Réalisez un planning à 90 jours de ce que vous devez mettre en place pour y arriver.
Un client me disait qu’il n’avait après 10 ans dans son entreprise toujours pas eu le temps de visiter leur site à l’étranger. Pourtant visiter ce site de production serait un véritable atout pour son argumentation commerciale. Le meilleur moment pour visiter ces sites se situe entre novembre et mai. Convenez que la fenêtre de tir est assez grande. Après notre échange, il a décidé de s’organiser pour planifier une visite entre avril et mai. Car nous sommes suffisamment en avance et que son agenda à cette période là n’est pas encore complet.
Un autre me dit qu’il y a longtemps qu’il n’a pas invité son épouse à dîner. « Je n’ai pas le temps ». Nous avons étudié les semaines à venir et avons trouvé un moment pour planifier un dîner.
Il suffit souvent de décider les choses, de les planifier et de se respecter pour gagner du temps.
En conclusion,
Je dirais qu’il n’y a pas de recette miracle. Pour gagner du temps il est important d’y passer un peu de temps. Et c’est normal. Nous ne sommes pas des machines et il est de notre devoir vis à vis de nous même de prendre en considération nos propres besoins. Tous ceux qui réussissent à atteindre leurs objectifs ou à devenir qui ils veulent devenir planifient leur journées, leurs semaines …
